Outsourcing procesów HR czyli kadry, płace, szkolenia, benefity itp.
Co firmy powierzają zewnętrznym partnerom?
- Rekrutacja – czyli pozyskiwanie nowego personelu
- Stworzenie działu HR od podstaw
- Zarządzanie talentami w organizacji
- Podwyższanie kwalifikacji pracowników- czyli szkolenia.
- Obsługa benefitów pozapłacowych
- Obsługa kadrowo-płacowa
Główne powody i zalety outsourcingu?
1. Rekrutacja – pozyskiwanie nowych osób do organizacji z pomocą partnera zewnętrznego.
- oszczędność czasu związana z wyborem odpowiednich mediów na ogłoszenia, podpisywanie umów o współpracy z portalami internetowymi, przegląd CV od wielu kandydatów- jeśli zaaplikują; konieczność przeprowadzenia min. Kilkunastu spotkań rekrutacyjnych.
Przy współpracy z partnerem zewnętrznym klient zleca rekrutację i jako efekt otrzymuje rekomendacje zwykle 3-5 osób które zostaną znalezione i zarekomendowane przez firmę zewnętrzną.
- oszczędność finansowa – płatność za usługę zawsze na zasadzie ‘success fee’ – klient płaci dopiero wtedy kiedy dojdzie do współpracy z wybranym kandydatem; brak opłat wstępnych; brak konieczności stałego zatrudniania osób w organizacji, które zajmowałyby się pozyskiwaniem personelu; brak opłat za ogłoszenia (wliczone w cenę firmy zewnętrznej)
- dotarcie do odpowiednich kandydatów – firma współpracująca z nami ma bazy danych kandydatów, które buduje pod kątem wielu klientów; ma również sieć własnych kontaktów na rynku; może również skontaktować się przedstawicielami konkretnych firm konkurencyjnych i zaproponować współpracę tzw. headhunting.
Na stanowiska specjalistyczne lub menedżerskie dobrzy kandydaci rzadko przesyłają swoje CV sami; rolą partnera zewnętrznego jest dotarcie do potencjalnych kandydatów i zaproponowanie im udziału w naszej rekrutacji
- dodatkowa reklama i PR– firma rekrutacyjna jest naszym ‘ambasadorem’; reprezentuje nas przed kandydatami dzięki czemu mamy dodatkową bezpłatną reklamę i tzw. employer branding, czyli tworzenie pozytywnego wizerunku nas jako pracodawcy.
2. Tworzenie i outsourcing działu HR
Niezależnie od koniunktury na rynku, pracodawcy muszą zwrócić uwagę na swoich pracowników
i odpowiednio dobrać ich liczbę, kompetencje i wynagrodzenia do potrzeb firmy, aby zapewnić efektywność pracy przedsiębiorstwa.
Dlatego tak ważne jest by posiadać funkcję zarządzania zasobami ludzkimi w firmie – a nie tylko księgową, która zajmie się kwestiami administracji dokumentów i naliczy wynagrodzenie.
W firmach mniejszych można tę funkcję powierzyć firmie zewnętrznej.
Optiveum może :
– przygotować projekt zarządzania zasobami ludzkimi (HR czyli Human Resources) w firmie
– zbadać potrzeby klienta w tym zakresie zgodnie ze strategią i planami rozwoju przedsiębiorstwa
– w trakcie współpracy Optiveum może sprawować funkcję HR w firmie zajmując się m.in.:
- tworzeniem jednolitych opisów stanowisk – potrzebny tak do rekrutacji nowych pracowników, jak i kształtowania siatki płac i premii dla obecnych pracowników.
- Planowaniem ścieżek karier i tworzenie planu szkoleń i rozwoju
- Tworzeniem systemów wynagradzania i premiowania w zależności od jasno ustalonych celów na danym stanowisku pracy.
- Doradztwem w zakresie prawa pracy (m.in. tworzenie regulaminu pracy, regulaminu wynagradzania; przygotowywanie aneksów do umów i ew. wypowiedzeń, itp.)
3. Zarządzanie talentami w organizacji
Wiele firm, które dynamicznie się rozwijają nie dostrzega potrzeby, by w sposób usystematyzowany badać kompetencje pracowników oraz kandydatów do pracy. W ten sposób tracą czasami dobrych pracowników na korzyść dużych firm, które na co dzień opiekują się pracownikami i dbają o ich rozwój.
Optiveum proponuje klientom:
- Przeprowadzanie systematycznych ocen pracowniczych (które pomożemy przygotować)
- Stworzenie planów rozwojowych dla poszczególnych stanowisk oraz pracowników
- Awansowanie pracowników w oparciu nie tylko o ich wyniki finansowe ale o jasne kryteria, które sprawdzane są na etapie ocen pracowniczych i/lub tzw. Assessment Centre, czyli zestawu ćwiczeń i zadań, które przechodzą wszyscy kandydaci do awansu
- Stworzenie planu szkoleń wewnętrznych (przeprowadzanych przez bardziej doświadczonych pracowników) lub zewnętrznych (kupionych od wybranych dostawców)
4. Podwyższanie kwalifikacji pracowników.
Niejednok rotnie dowiedziono, że zatrzymanie pracownika w organizacji jest wielokrotnie bardziej opłacalne, niż pozyskanie i wyszkolenie nowej osoby.
Jednak, aby pracownicy z nami chcieli zostać oraz aby byli jeszcze bardziej produktywni musimy o nich zadbać również poprzez oferowanie im szkoleń podwyższających kwalifikacje.
Optiveum proponuje zatem:
4.1. szkolenie z zakresu technik sprzedaży – metodą warsztatową dostosowaną do danej firmy, a nie sztampowe szkolenie z książek. W szkoleniu zawiera się:
- analiza obecnych form dotarcia do klienta
- przegląd metod, zestawu celów i wskaźników ilościowych (KPI) per handlowiec
- techniki docierania do klientów, częstotliwość kontaktów, itp.
- „sprzedawanie bez sprzedaży” – dzielenie się wiedzą, budowanie wizerunku eksperta w danej dziedzinie, itp.
- mentoring poszczególnych handlowców po zakończeniu szkolenia.
4.2. Podstawy prawa pracy wraz ze zmianami związanymi z COVID-19
W zależności od zaawansowania uczestników szkolenia, które wcześniej sprawdzamy tworzymy program, który zawiera wybrane aspekty prawa pracy ze szczególnym uwzględnieniem kwestii najbardziej istotnych w bieżącym roku czyli zapobiegania zakażeniom COVID-19 w zakładzie pracy a w tym:
- Zasady bezpieczeństwa i higieny pracy w okresie wzmożonego zagrożenia zakażeniem.
- Delegacje służbowe w okresie kwarantanny.
- Przymusowa weryfikacja stanu zdrowia pracownika – zasady postępowania.
- Urlopy wypoczynkowe – szczególne zasady udzielania.
- Czas pracy z formułą pracy zdalnej – skuteczne metody zarządzania czasem pracy w okresie wzmożonego zagrożenia zakażeniem wirusowym.
- Tarcza anty-kryzysowa i jej implikacje w prawie pracy
4.3. Sposoby radzenia sobie ze stresem.
Szkolenie to powstało w sytuacji kwarantanny COVID-19 i adresuje problemy, które wynikają z sytuacji konieczności pracy z domu; jednak sytuacje stresowe zdarzają się nie tylko w trakcie epidemii i to szkolenie warsztatowe ma na celu pomóc uczestnikom w radzeniu sobie z nimi niezależnie od czynników stresogennych.
Zapraszamy na warsztat on-line lub „na żywo” podczas którego – anonimowo – będziesz miał możliwość:
- przenalizowania swoich stresorów
- zapoznać się z technikami radzenia sobie w sytuacji stresowej
- podpowiemy kilka ćwiczeń, które będziesz mógł wykorzystywać w przyszłości
Warsztat ten jest regularnie prowadzony w dużych firmach, które inwestują w swoich pracowników zwłaszcza w tym trudnym czasie.
5. Obsługa benefitów pozapłacowych
Obecnie większość dużych firm oferuje pracownikom tzw. benefity pozapłacowe na które składają się m.in.
- karty sportowe
- Abonament usług medycznych
- Program tzw. kafeteryjny, gdzie pracownik sam wybiera benefity w obrębie określonej kwoty
- Karty lunch’owe
- Eventy i spotkania integracyjne.
Optiveum pomaga klientom:
- wybrać najbardziej optymalne benefity poprzez przegląd ofert i cen
- zarządzać benefitami na co dzień
- organizować eventy i spotkania integracyjne
6. Obsługa kadrowo –płacowa
Kiedy firma zaczyna rosnąć pojawiają się potrzeby związane z bardziej zautomatyzowanym procesem zarządzania dokumentacją kadrową, obiegiem dokumentów od pracowników (np. wniosków urlopowych, itp.) oraz sposobem naliczania i wypłaty wynagrodzeń.
Przychodzi wtedy czas na rozważenie możliwości:
- Outsourcingu całej funkcji tzw. twardego HR-u czyli kadr i płac do firmy zewnętrznej lub
- Zakupu odpowiedniego nowoczesnego systemu IT , który pozwoli w sposób bardziej zautomatyzowany a co się z tym wiąże szybszy i de facto tańszy zorganizować pracę działu kadr i płac.
Optiveum wspiera klientów w obu powyższych zakresach, poprzez przeprowadzenie analizy obecnych procesów, wytypowania najlepszych rozwiązań na rynku tak jeśli chodzi o dobór potencjalnej firmy lub systemu.
Bazując na naszej wiedzy z zakresu sprzedaży takich rozwiązań ale zachowując pełną neutralność przeprowadzamy dla klienta proces od zapytania ofertowego, poprzez wytypowanie i ranking rozwiązań aż do negocjacji najlepszej oferty.
Skontaktuj się z nami, żeby dowiedzieć się jak moglibyśmy pomóc Twojej organizacji.