Outsourcing procesów HR czyli kadry, płace, szkolenia, benefity itp.

Co firmy powierzają zewnętrznym partnerom?

• Rekrutacja – czyli pozyskiwanie nowego personelu
• Stworzenie działu HR od podstaw
• Zarządzanie talentami w organizacji
• Podwyższanie kwalifikacji pracowników- czyli szkolenia.
• Obsługa benefitów pozapłacowych
• Obsługa kadrowo-płacowa

Główne powody i zalety outsourcingu?

1. Rekrutacja – pozyskiwanie nowych osób do organizacji z pomocą partnera zewnętrznego.

• oszczędność czasu związana z wyborem odpowiednich mediów na ogłoszenia, podpisywanie umów o współpracy z portalami internetowymi, przegląd CV od wielu kandydatów- jeśli zaaplikują; konieczność przeprowadzenia min. Kilkunastu spotkań rekrutacyjnych.

Przy współpracy z partnerem zewnętrznym klient zleca rekrutację i jako efekt otrzymuje rekomendacje zwykle 3-5 osób które zostaną znalezione i zarekomendowane przez firmę zewnętrzną.

• oszczędność finansowa – płatność za usługę zawsze na zasadzie ‘success fee’ – klient płaci dopiero wtedy kiedy dojdzie do współpracy z wybranym kandydatem; brak opłat wstępnych; brak konieczności stałego zatrudniania osób w organizacji, które zajmowałyby się pozyskiwaniem personelu; brak opłat za ogłoszenia (wliczone w cenę firmy zewnętrznej)
• dotarcie do odpowiednich kandydatów – firma współpracująca z nami ma bazy danych kandydatów, które buduje pod kątem wielu klientów; ma również sieć własnych kontaktów na rynku; może również skontaktować się przedstawicielami konkretnych firm konkurencyjnych i zaproponować współpracę tzw. headhunting.

Na stanowiska specjalistyczne lub menedżerskie dobrzy kandydaci rzadko przesyłają swoje CV sami; rolą partnera zewnętrznego jest dotarcie do potencjalnych kandydatów i zaproponowanie im udziału w naszej rekrutacji

• dodatkowa reklama i PR– firma rekrutacyjna jest naszym ‘ambasadorem’; reprezentuje nas przed kandydatami dzięki czemu mamy dodatkową bezpłatną reklamę i tzw. employer branding, czyli tworzenie pozytywnego wizerunku nas jako pracodawcy.

2. Tworzenie i outsourcing  działu HR

Niezależnie od koniunktury na rynku, pracodawcy muszą zwrócić uwagę na swoich pracowników
 i odpowiednio dobrać ich liczbę, kompetencje i wynagrodzenia do potrzeb firmy, aby zapewnić efektywność pracy przedsiębiorstwa.

Dlatego tak ważne jest by posiadać funkcję zarządzania zasobami ludzkimi w firmie – a nie tylko księgową, która zajmie się kwestiami administracji dokumentów i naliczy wynagrodzenie.

W firmach mniejszych można tę funkcję powierzyć firmie zewnętrznej. 

Optiveum może :

– przygotować projekt zarządzania zasobami ludzkimi  (HR czyli Human Resources) w firmie

– zbadać potrzeby klienta w tym zakresie zgodnie ze strategią i planami rozwoju przedsiębiorstwa

– w trakcie współpracy Optiveum może sprawować funkcję HR w firmie zajmując się m.in.:

• tworzeniem jednolitych opisów stanowisk – potrzebny tak do rekrutacji nowych pracowników, jak i kształtowania siatki płac i premii dla obecnych pracowników.
• Planowaniem ścieżek karier i tworzenie planu szkoleń i rozwoju
• Tworzeniem systemów wynagradzania i premiowania w zależności od jasno ustalonych celów na danym stanowisku pracy.
• Doradztwem w zakresie prawa pracy (m.in. tworzenie regulaminu pracy, regulaminu wynagradzania; przygotowywanie aneksów do umów i ew. wypowiedzeń, itp.)

3. Zarządzanie talentami w organizacji

Wiele firm, które dynamicznie się rozwijają nie dostrzega potrzeby, by w sposób usystematyzowany badać kompetencje pracowników oraz kandydatów do pracy. W ten sposób tracą czasami dobrych pracowników na korzyść dużych firm, które na co dzień opiekują się pracownikami i dbają o ich rozwój.

Optiveum proponuje klientom: 

• Przeprowadzanie systematycznych ocen pracowniczych (które pomożemy przygotować)
• Stworzenie planów rozwojowych dla poszczególnych stanowisk oraz pracowników 
• Awansowanie pracowników w oparciu nie tylko o ich wyniki finansowe ale o jasne kryteria, które sprawdzane są na etapie ocen pracowniczych i/lub tzw. Assessment Centre, czyli zestawu ćwiczeń i zadań, które przechodzą wszyscy kandydaci do awansu
• Stworzenie planu szkoleń wewnętrznych (przeprowadzanych przez bardziej doświadczonych pracowników) lub zewnętrznych (kupionych od wybranych dostawców)

4. Podwyższanie kwalifikacji pracowników. 

Niejednok rotnie dowiedziono, że zatrzymanie pracownika w organizacji jest wielokrotnie bardziej opłacalne, niż pozyskanie i wyszkolenie nowej osoby.

Jednak, aby pracownicy z nami chcieli zostać oraz aby byli jeszcze bardziej produktywni musimy o nich zadbać również poprzez oferowanie im szkoleń podwyższających kwalifikacje.

Optiveum proponuje zatem:

4.1. szkolenie z zakresu technik sprzedaży – metodą warsztatową dostosowaną do danej firmy, a nie sztampowe szkolenie z książek.  W szkoleniu zawiera się:

• analiza obecnych form dotarcia do klienta
• przegląd metod, zestawu celów i wskaźników ilościowych (KPI) per handlowiec
• techniki docierania do klientów, częstotliwość kontaktów, itp.
• „sprzedawanie bez sprzedaży” – dzielenie się wiedzą, budowanie wizerunku eksperta w danej dziedzinie, itp.
• mentoring poszczególnych handlowców po zakończeniu szkolenia.

4.2. Podstawy prawa pracy wraz ze zmianami związanymi z COVID-19 

W zależności od zaawansowania uczestników szkolenia, które wcześniej sprawdzamy tworzymy program, który zawiera wybrane aspekty prawa pracy ze szczególnym uwzględnieniem kwestii najbardziej istotnych w bieżącym roku czyli zapobiegania zakażeniom COVID-19 w zakładzie pracy a w tym:

• Zasady bezpieczeństwa i higieny pracy w okresie wzmożonego zagrożenia zakażeniem.
• Delegacje służbowe w okresie kwarantanny.
• Przymusowa weryfikacja stanu zdrowia pracownika – zasady postępowania.
• Urlopy wypoczynkowe – szczególne zasady udzielania.
• Czas pracy z formułą pracy zdalnej – skuteczne metody zarządzania czasem pracy w okresie wzmożonego zagrożenia zakażeniem wirusowym.
• Tarcza anty-kryzysowa i jej implikacje w prawie pracy

4.3. Sposoby radzenia sobie ze stresem.

Szkolenie to powstało w sytuacji kwarantanny COVID-19 i adresuje problemy, które wynikają z sytuacji konieczności pracy z domu; jednak sytuacje stresowe zdarzają się nie tylko w trakcie epidemii i to szkolenie warsztatowe ma na celu pomóc uczestnikom w radzeniu sobie z nimi niezależnie od czynników stresogennych.

Zapraszamy na warsztat on-line lub „na żywo” podczas którego – anonimowo – będziesz miał możliwość:

• przenalizowania swoich stresorów
• zapoznać się z technikami radzenia sobie w sytuacji stresowej
• podpowiemy kilka ćwiczeń, które będziesz mógł wykorzystywać w przyszłości

Warsztat ten jest regularnie prowadzony w dużych firmach, które inwestują w swoich pracowników zwłaszcza w tym trudnym czasie.

5. Obsługa benefitów pozapłacowych

Obecnie większość dużych firm oferuje pracownikom tzw. benefity pozapłacowe na które składają się m.in.

• karty sportowe
• Abonament usług medycznych
• Program tzw. kafeteryjny, gdzie pracownik sam wybiera benefity w obrębie określonej kwoty
• Karty lunch’owe 
• Eventy i spotkania integracyjne.

Optiveum pomaga klientom:

• wybrać najbardziej optymalne benefity poprzez przegląd ofert i cen
• zarządzać benefitami na co dzień 
• organizować eventy i spotkania integracyjne 

6. Obsługa kadrowo –płacowa

Kiedy firma zaczyna rosnąć pojawiają się potrzeby związane z bardziej zautomatyzowanym procesem zarządzania dokumentacją kadrową, obiegiem dokumentów od pracowników (np. wniosków urlopowych, itp.) oraz sposobem naliczania i wypłaty wynagrodzeń.

Przychodzi wtedy czas na rozważenie możliwości:

• Outsourcingu całej funkcji tzw. twardego HR-u czyli kadr i płac do firmy zewnętrznej lub

• Zakupu odpowiedniego nowoczesnego systemu IT , który pozwoli w sposób bardziej zautomatyzowany a co się z tym wiąże szybszy i de facto tańszy zorganizować pracę działu kadr i płac.

Optiveum wspiera klientów w obu powyższych zakresach, poprzez przeprowadzenie analizy obecnych procesów, wytypowania najlepszych rozwiązań na rynku tak jeśli chodzi o dobór potencjalnej firmy lub systemu.

Bazując na naszej wiedzy z zakresu sprzedaży takich rozwiązań ale zachowując pełną neutralność przeprowadzamy dla klienta proces od zapytania ofertowego, poprzez  wytypowanie i ranking rozwiązań aż do negocjacji najlepszej oferty. 

Skontaktuj się z nami, żeby dowiedzieć się jak moglibyśmy pomóc Twojej organizacji.