Zarządzanie zdalnym zespołem rozproszonym a technologia dla HR.

Jeszcze u ubiegłym roku praca zdalna traktowana była jako dodatek motywacyjny, który wydzielany był ostrożnie przez pracodawców. Po pierwsze jako dodatek stanowił swego rodzaju ‘dobro luksusowe’ – premię, która pozwalała wynagrodzić pracownika na przykład za dobre wyniki pracy lub za staż pracy w danej organizacji. Po drugie, pracodawcy nie zawsze wierzyli pracownikom w ich dobre intencje, czy to związane z efektywnym zarządzaniem własnym czasem z domu; czy też obawiali się, że poufne dane firmowe będą oglądane przez wiele osób, które akurat przebywają z pracownikiem w miejscu skąd pracuje.

Wiosna bieżącego roku diametralnie zmieniła podejście pracodawców do pracy zdalnej. W dobie COVID-19, kiedy zobligowani byliśmy do pozostawania w domach alternatywą dla pracodawców było zawieszenie działalności, czego nikt nie chciał jeśli tylko dało się tego uniknąć. Stąd większość firm pracujących na co dzień z biura gorączkowo poszukiwała takich narzędzi technologicznych, które pozwoliłyby im kontynuować pracę w sposób możliwie bez zakłóceń.

Brak sprzętu i pierwsze reakcje pracowników.

Pierwszym problemem, jaki napotkało wiele firm był brak odpowiedniego wyposażenia pracowników. Hurtownie sprzętu komputerowego przeżywały oblężenie w marcu kiedy nie było praktycznie możliwe zamówienie większej ilości laptopów, czego wynikiem był ogromny popyt i brak możliwości szybkiego importu z Chin. Wtedy jeszcze tam szalał COVID-19 i kraj ten były praktycznie odcięty od świata.

Kiedy jednak pokonano barierę sprzętu i w błyskawiczny sposób przeszkolono personel w zakresie tego jak korzystać ze zdalnych zasobów pojawiły się kwestie tego jak zarządzać zdalnym zespołem. Do tej pory całkowita praca zdalna najczęściej wykorzystywana była przez osoby pracujące w wolnych zawodach, np. tłumacze, czy programiści; którzy do swojej pracy nie potrzebują codziennego, fizycznego kontaktu z koleżankami i kolegami.

Inaczej sprawa się ma z zespołami złożonymi z osób młodych, niedoświadczonych i pracujących na przykład w sprzedaży. Tam kontakt z innymi pracownikami oraz ze swoimi przełożonymi jest bardzo istotny. Słuchając jak koledzy rozmawiają z klientami; ucząc się od siebie nawzajem; czy też mając swojego szefa ‘na wyciągnięcie ręki’ szybciej osiąga się swoje cele i minimalizuje możliwości błędów. Sytuacja jednak wymusiła na nas pracę zdalną i do pomocy zaprzęgliśmy technologie, która pozwoliły komunikować się wzajemnie. Pozwoliły również uzyskiwać szybki dostęp do zasobów potrzebnych nam do pracy.

Narzędzia do komunikacji wideo np. ZOOM, Google Meet, Skype, Bluejeans, Microsoft Teams i inne nagle zyskały na popularności, co sprawiło, że firmy je dostarczające znacząco urosły. Jako przykład podajmy ZOOM Video Communications, której cena akcji wzrosła o 400 % ( od 68,72 USD – 2 stycznia do 275,87 USD- 10 lipca).(źródło: TradingView )

Pojawił się zatem aspekt zarządzania zespołem w godzinach kiedy nie odbywała się żadna telekonferencja. Niektóre firmy postanowiły zobligować swoich pracowników do włączania komunikatorów np. Microsoft Teams, czy Google Hangouts o tej godzinie, o której zwykle zaczynali pracę w biurze i pozostawania w trybie dostępnym aż do godziny zakończenia pracy zgodnej z wytycznymi czasu pracy na danym stanowisku. Oczywiście szefowie nie mogli bez zgody pracownika podejrzeć przez komunikator video, czy dana osoba jest ciągle przy komputerze ale wydaje się, że świadomość tego, że nasz czas pracy jest kontrolowany na niektóre osoby mogła działać dopingująco.

Czy praca zdalna sprawdza się?

Zanim zostaliśmy postawieni w sytuacji przymusowej pracy zdalnej. Wielu osobom wydawało się, że praca z domu jest mniej wydajna: tyle przecież jest czynników, które mogą oderwać nas od pracy. Jednak badania przeprowadzone przez firmę AIRTASKER w Stanach Zjednoczonych na grupie 1004 pracowników biurowych, z których połowa pracowała z domu wykazały, że osoby pracujące z domu marnują o 10 minut dziennie efektywnego czasu pracy mniej niż osoby pracujące z biura.

Co więcej, w sytuacji kiedy pracownik wiedział, że przełożeni monitorują ile czasu spędza przy komputerze aż 56% osób pracujących z biura próbowało znaleźć sposób by pracować krócej. Podczas gdy osoby pracujące z domu; niepoddawane presji współpracowników i szefa tylko w 36% przypadków starały zrobić sobie dodatkowe wolne. Najczęściej brak bezpośredniej presji i większa możliwość zarządzania własnym czasem zwiększa nie tylko zaangażowanie pracowników, ale również pozwala zaoszczędzić czas spędzany na dojazdy do biura (średnio ok. 400 godzin rocznie w grupie ankietowanej). Oszczędza się również pieniądze wydawane tak na dojazdy jak i na wydatki takie jak kawa na mieście, czy lunch.

Co jeszcze możemy zrobić aby efektywnie zarządzać pracownikami w sytuacji pracy rozproszonej?

Wydaje się, że umożliwienie dostępu pracownikom do nowoczesnych rozwiązań technologicznych jest bardzo pomocne. Coraz więcej narzędzi (również z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi) przenosi się w tak zwaną chmurę. Oznacza to, między innymi możliwość dostępu do nich z dowolnego miejsca na świecie, gdzie tylko będziemy mieć dobre łącze internetowe. Narzędzia te to chociażby dostęp do swoich danych zarówno tych ‘twardych danych’ (jak np. pasek płacowy, stan urlopowy, itd.); jak również tych ‘miękkich’ – czyli formularz oceny okresowej, ścieżki kariery itd. Coraz częstsze jest oferowanie możliwości pracownikom na przykład składania zdalnego wniosku urlopowego; jak również interaktywnej oceny okresowej wykonywanej anonimowo przez współpracowników, szefa i samego siebie – efektem czego jest skorelowana ocena będąca wypadkową ocen udzielonych przez inne osoby o nas. Za przykład podajmy bamboohr.com, czy appraisal-smart.com

Są nawet serwisy internetowe, które za stosunkowo nieduży miesięczny abonament oferują możliwość ‘prowadzenia działu HR’ za pomocą aplikacji internetowej, włączając w to audyt procesów, oceny, proces wprowadzania pracownika do organizacji, itd. Przykładem mogą  być serwisy Bambee.com; czy Trainual.com – ten ostatnio skupiający się głównie na możliwości tworzenia i prowadzenia szkoleń online.

Firmy oferujące narzędzia i rozwiązania do pracy zdalnej, jak np. CITRIX przedstawiają krótkie instrukcje dla menedżerów o tym jak zapewnić aby praca naszego pracownika była wydajna ale również bezpieczna z punktu widzenia sprzętu, który im udostępniamy, jak również poufności danych. Mowa tu o odpowiednio częstej zmianie hasła, każdorazowym wylogowaniu się ze stron, które zawierają wewnętrzne dane firmy, itp.

Czy da się pracować tylko zdalnie?

Zarządzanie zespołem rozproszonym, złożonym zwłaszcza z osób z mniejszym doświadczeniem nie jest łatwe. Na rynku pojawia się sporo narzędzi technologicznych, które ułatwiają kontakt z drugą osobą. Dają one dostęp do danych czy też pozwalają monitorować pracę naszych podwładnych. Wydaje się jednak, że nic nie zastąpi kontaktu osobistego. Dlatego przewidujemy, że nawet jeśli sytuacja pracy zdalnej będzie się przedłużała, to firmy naturalnie będą dążyć do umożliwienia spotkań ‘na żywo’ nawet jeśli miało by to być sporadycznie. Jest to ważne aby omówić najważniejsze sprawy i zapobiec potencjalnym problemom. Potocznie mówi się, że wiele spraw ‘nie nadaje się na telefon’ a co dopiero na wideokonferencje, która być może jest nagrywana.

Tekst ten ukazał się na łamach Gazety Finansowej 11.08.2020 w ramach Raportu HR. Pełen raport wraz z podobnymi tekstami można pobrać stąd: Raport HR Gazeta Finansowa

Ten wpis nie ma żadnych komentarzy

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Polish
English Polish